PowerPoint 交給 AI 重新設計前的完整實用清單 · 台灣

把 PowerPoint 交給 AI 重新設計前，要準備什麼？

AI 可以省下大量重複排版時間，但它不會知道一份混亂檔案中的哪些安排其實是刻意的，除非你先說清楚。

來源不清楚會製造兩種問題：工具得猜這頁想表達什麼；審查者最後也得猜每個變動是否有意義。

花十分鐘整理，可以同時減少兩邊的不確定性。這不是要你在交給 AI 前自己先重做一次，而是讓來源清楚到足以把時間花在設計，而不是檔案考古。

1. 保留原始檔，另存參考 PDF

不要把唯一一份簡報直接送進自動重新設計流程。保留完全不動的 PPTX，並另外匯出 PDF。

PPTX 保存物件、備註、媒體與隱藏資訊；PDF 保存畫面，記錄字型替換或版面變動前的原始樣貌。

檔名要一眼看懂：

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Q4-主管會議-original.pptx
Q4-主管會議-reference.pdf
Q4-主管會議-AI-redesign-v1.pptx

這個小習慣可以避免審查到最後才問：「哪一份才是原稿？」

2. 用一句話定義任務

上傳前先寫：

重新設計第 1–18 頁，對象是經營團隊；保留所有核准文字與數字；第 4、9、14 頁的產品截圖不能替換；整體使用節制的深色企業風格。

有效指示至少包含：

觀眾；
目的；
投影片範圍；
不能改什麼；
一定要保留什麼；
希望的視覺方向。

如果真正需求是重寫故事，請改用產生新簡報。優化設計不該被拿來掩蓋內容問題。

3. 標出高風險文字

列一份需要逐字檢查的項目：

客戶、供應商與合作夥伴名稱；
金額、百分比與 KPI；
日期、截止時間與版本號；
法律、法規與合約文字；
醫療或科學主張；
引用與資料來源；
產品名稱與商標拼法；
主管已核准的標題。

不必標記每一句，只要找出錯一個字就可能造成後果的內容。審查時，把這份清單和參考 PDF 放在一起。

4. 找出必須保留的圖片

不是每張圖片都扮演同樣角色。一般圖庫照片可以替換；產品介面、客戶 logo、證據照片、系統架構圖或活動主視覺可能完全不能動。

替重要圖片選擇處理方式：

完全原樣保留；
保留，但允許重新裁切；
只作為視覺參考；
可以用更合適的圖片表達同一個觀點。

Codia AI 簡報優化允許選取要保留的來源圖片。請主動指定，不要用圖片大小判斷重要性；小小的 logo 或註記也可能是關鍵。

5. 分開檢查圖表、表格與流程圖

這些頁面的結構比一般文字頁複雜，重新設計前請記錄：

圖表資料之後是否還要更新；
圖表是否連結到 Excel；
表格數字與註腳是否為正式資料；
流程圖的順序與箭頭是否傳達特定含義；
顏色是否代表不能改變的分類；
複雜研究圖是否適合保留成圖片。

每月更新的營收圖表需要保有資料；只做引用的研究圖，維持圖片可能更安全。

6. 處理隱藏頁面與重複版本

舊簡報常藏著：

已不再核准的隱藏投影片；
只有幾個字不同的重複版本；
放在畫布外的物件；
沒有使用的母片與版型；
含有舊資料的講者備註；
留在檔案裡的註解與審閱意見；
疊在可見圖片後面的備份素材。

不要從受保護的原始檔刪除。建立乾淨的工作副本，或在上傳時只選本次需要處理的投影片。

7. 檢查字型與語言

記錄一定要用的品牌字型，以及可以接受的替代方案。檔案在產生端看起來正常，到了客戶或主管的電腦缺字型，就可能整頁跑版。

同時確認：

檔案是否混合中文與英文；
使用的是繁體中文字型，而非缺少台灣常用字形的字型；
粗體與斜體字重是否真的存在；
特殊符號是否來自另一套字型；
接收者使用 Windows、macOS 還是瀏覽器；
品牌字型是否能合法提供給所有編輯者。

最安全的做法，是使用接收者可取得的字型，或事先核准替代字型。

8. 依處理方式替投影片分類

**保留：**目前已經很好，或內容太敏感不適合變動。
**優化：**內容正確，版面需要改善。
**重建：**內容與設計都要重新組織。
**移除：**過時或重複。

只有「優化」組適合直接送進重新設計。「重建」組通常需要先處理內容、重新產生，或另外核准新頁面。

9. 整份處理前，先挑代表頁

選三到五張：

一張文字很多的頁面；
一張圖片主導的頁面；
一張圖表或表格；
一張流程或比較頁；
一張品牌規範特別嚴格的頁面。

若流程允許，先看這些樣本。方向不對時，改五頁比審查四十頁便宜得多。

10. 先定義什麼叫「完成」

內容

人名、數字、日期、主張與引用和原稿一致；
沒有遺漏重要限制條件；
頁面順序與含義仍正確。

設計

標題與內文層級一致；
字級適合投影閱讀；
格線、邊界、配色與圖片處理有一致規則；
沒有圖片拉伸、文字裁切或物件重疊。

檔案行為

PPTX 能正常開啟；
重要文字與物件可編輯；
圖片可以替換或重新裁切；
字型在接收者電腦上正常；
匯出 PDF 與核准畫面一致。

詳細檢查可參考AI PowerPoint 是否真的可編輯的五項測試。

可直接複製的上傳前清單

完成後，把 PPT、PPTX 或 PDF 上傳到 Codia AI 簡報優化，選擇投影片與圖片，再拿受保護的原始檔逐項比對結果。

常見問題

交給 AI 前，需要先把每頁整理乾淨嗎？

不用。要清除的是歧義，不是所有視覺問題。保護原檔、定義範圍並標記敏感內容，版面工作留給工具。

隱藏頁與重複頁應該刪掉嗎？

保留在受保護的原始檔中。除非它們屬於這次任務，否則只要排除在工作範圍外。

連結 Excel 的圖表要怎麼處理？

保留來源活頁簿，並註明哪些圖表之後還會更新。確認完成檔是否保有工作流程需要的可編輯程度。

應該先測試幾頁？

三到五張代表性投影片，通常足以判斷視覺方向、內容保留與物件行為是否符合需求。